Felső-Tisza-vidéki Vízügyi Igazgatóság
Ügyfélszolgálat: +36 42 502 200
Hiteles elektronikus másolatkészítés rendje

Az ORSZÁGOS VÍZÜGYI FŐIGAZGATÓSÁG
FŐIGAZGATÓJÁNAK
20/2020. (OVF) számú utasítása
az Országos Vízügyi Főigazgatósághoz és a vízügyi igazgatóságokhoz

érkező papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakításáról


Az Országos Vízügyi Főigazgatóság Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 7/2019. (OVF) számú Főigazgatói Utasítás 26. (3) bekezdésének felhatalmazása alapján – összhangban az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet), a papíralapú küldemények elektronikus irattá történő átalakításáról szóló 3/2017. (I. 24.) BM utasítás (a továbbiakban: BM utasítás), a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, valamint az Országos Vízügyi Főigazgatóság és a vízügyi igazgatóságok egyedi iratkezelési szabályzatainak rendelkezéseivel – az Országos Vízügyi Főigazgatósághoz (a továbbiakban: Főigazgatóság) és a vízügyi igazgatóságokhoz (a továbbiakban: Igazgatóságok) érkező papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakításának szabályait (a továbbiakban: Utasítás) az alábbiak szerint adom ki.

I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Az Utasítás hatálya

1. § Az Utasítás szervi hatálya a Főigazgatóságra és az Igazgatóságokra terjed ki.

2. § Az Utasítás személyi hatálya a Főigazgatósággal és az Igazgatóságokkal közalkalmazotti jogviszonyban, munkaviszonyban és egyéb jogviszonyban álló foglalkoztatottakra terjed ki.


2.
Az Utasítás célja
3. § Jelen Utasítás célja a Főigazgatósághoz, illetve az Igazgatóságokhoz érkező papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakítására vonatkozó alapvető és egységes szabályok meghatározása.

4. § Az Utasítás tartalmazza a Főigazgatósághoz, valamint az Igazgatóságokhoz érkező – kivételi körbe nem tartozó – papíralapú küldemények hiteles elektronikus másolattá történő átalakításának eljárási rendjét és a műszaki megvalósítás módját.


3. Értelmező rendelkezések

5. § Jelen Utasítás alkalmazásában:

a) „küldemény”: Papír alapú irat – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét, a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhető módon címzéssel láttak el.

b) „iratkezelő”: Érkeztetési, iratfeldolgozási, irattározási, kézbesítési, postázási feladatokat ellátó ügyintéző.


c) „másolatkészítő személy”: Nem hitelesített csatornán érkező küldemények feldolgozására, digitalizálására és validálására felhatalmazott ügyintéző.
d) „digitalizálás”: Olyan eljárás, amely az analóg felépítésű információt számítástechnikai eszközök számára feldolgozható, digitális információvá alakítja át.
e) „hiteles elektronikus másolat”: Valamely nem elektronikus küldeményről a BM utasításban foglaltak szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes.


II. ELJÁRÁSI SZABÁLYOK
1. A digitalizálás folyamata

6. § A Főigazgatósághoz és az Igazgatóságokhoz érkező papíralapú küldeményt a 8. §-ban foglalt kivétellel legkésőbb az érkezést követő munkanapon a másolatkészítő személy köteles digitalizálni.

7. § Külső szervtől vagy személytől érkező, digitalizálási kötelezettség alá eső papíralapú küldemény átvételére bárki jogosult. Amennyiben nem a másolatkészítő személy veszi át a küldeményt, úgy köteles azt legkésőbb az átvételt követő munkanapon az iratkezelő részére átadni.



8. § Nem digitalizálhatók
a) a minősített iratok,
b) azok a küldemények, melyek elektronikus irattá történő átalakítása technikai okból nem lehetséges – különösen azok terjedelmére,
c) azon iratok, melyek a Főigazgatóság vagy Igazgatóságok vezetőjének döntése alapján nem digitalizálhatók.

9. § A másolatkészítő személy a papíralapú küldeményről a szkenner segítségével legalább 200 dpi, maximum 300 dpi felbontású, pdf formátumú állományt készít.

10. § Kizárólag olyan elektronikus másolat készíthető, amely a papíralapú küldemény teljes tartalmát tartalmazza, részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem készíthető.

11. § Amennyiben egy küldemény több iratot tartalmaz, úgy az iratokat külön-külön kell digitalizálni.

12. § A másolatkészítő személy az elektronikus másolatot az IBM Lotus Notes integrált ügyviteli, ügyfeldolgozó és elektronikus iratkezelő rendszerben (a továbbiakban: IBM Lotus Notes rendszer) az érkeztetési felületen a küldemény adataihoz csatolja.

13. § A másolatkészítő személy ellenőrzi a papíralapú küldemény valamint az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelését. A képi és tartalmi megfelelőség egyedileg és oldalanként kerül ellenőrzésre.

14. § A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú küldemény és az elektronikus másolat megegyezik.

15. § Amennyiben a másolatkészítés sikertelen, a digitalizálást meg kell ismételni, valamint a képi és tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas küldeményt törölni kell.

16. § A képi és tartalmi megfelelés megállapítását követően az iratkezelő az elektronikus másolatot, mint bontási mellékletet digitalizálja és befejezi a postabontási műveletet.

17. § Az IBM Lotus Notes rendszer a postabontási művelet befejezésével egyidejűleg az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal látja el, és az elektronikus másolathoz az alábbi metaadatokat rendeli:
a) papíralapú küldemény megnevezése;
b) papíralapú küldemény fizikai méretei;
c) az iratkezelésért felelős szervezeti egység;
d) másolatkészítő személy neve;
e) másolatkészítő rendszer megnevezése;
f) másolatkészítési szabályzat megnevezése, száma, elérhetősége;
g) másolatkészítés időpontja;
h) hitelesítés időpontja.

18. § A hitelesítési záradékkal ellátott elektronikus másolaton az IBM Lotus Notes rendszer elhelyezi a másolatkészítő személy nevét tartalmazó elektronikus bélyegzőt és az időbélyeg szolgáltatótól származó időbélyeget.

19. § Az elektronikus küldemény megváltoztathatatlanságát az elektronikus bélyegző, valamint az IBM Lotus Notes rendszer biztosítja az Office GOV Hitelesítő modul segítségével.
2. Közzétételi kötelezettség

20. § Az iratkezelésért felelős szervezeti egység a másolatkészítő személy nevét, a munkavégzés helyét és a munkakörét az 1. sz. mellékletben foglalt táblázat szerinti formában a Főigazgatóság, illetve Igazgatóságok hivatalos honlapján közzéteszi. Amennyiben változás következik be, úgy annak módosításáról és cseréjéről az iratkezelésért felelős szervezeti egység gondoskodik. Az előző állapot a honlapon a változást követő 10 évig a honlapról nem távolítható el.
III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

21. § Jelen Utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, amellyel egyidejűleg hatályát veszíti az Országos Vízügyi Főigazgatóság és a vízügyi igazgatóságok másolatkészítési rendjéről szóló 20/2017. (X. 2.) számú főigazgatói utasítás.
22. § Jelen Utasítás felülvizsgálatáért és aktualizálásáért a Főigazgatói Hivatal vezetője felel.
23. § Jelen Utasításban foglaltakat a Főigazgatóság és az Igazgatóságok foglalkoztatottjai kötelesek megismerni és betartani.

Budapest, 2020. április 20.

Láng István
főigazgató






1. melléklete a 20/2017.(X.2.) számú OVF főigazgatói utasításnak
1. verzió

Hiteles elektronikus másolat készítésére feljogosított személyek
FETIVIZIG

Sorszám
Személy neve
Szolgálati helye
Munkaköre
1.
Pechó Renáta
Központi iktató
ügyintéző
2.
Farkasné Galyas Nóra Anikó
Központi iktató
nemzetközi ügyintéző
3.
Nádasi Zoltán Sándorné
Központi iktató
iratkezelő
4.
Mihele Mariann
Nyíri Szakaszmérnökség
adminisztrátor
5.
Nagyné Gerzsenyi Éva
Felsőszabolcsi Szakaszmérnökség
adminisztrátor
6.
Gergelyné Szűcs Tímea
Szatmári Szakaszmérnökség
adminisztrátor
7.
Bozsó Zoltánné
Folyamos Szakaszmérnökség
adminisztrátor

Nyíregyháza, 2017. november 3.


Bodnár Gáspár sk.
igazgató


Az ORSZÁGOS VÍZÜGYI FŐIGAZGATÓSÁG FŐIGAZGATÓJÁNAK 20/2020. (OVF) számú utasítása
2.verzió

Hiteles elektronikus másolat készítésére feljogosított személyek

FETIVIZIG
Sorszám
Másolatkészítő személy neve
Munkavégzés helye
Munkaköre
1.
Pechó Renáta
FETIVIZIG, Központ
Igazgatási referens
2.
Nádasi Zoltán Sándorné
FETIVIZIG, Központ
Ügyintéző
3.
Biró Ilona
FETIVIZIG, Központ
Ügyintéző
4.
Mihele Marianna
FETIVIZIG, Nyíri Szm
Adminisztrátor
5.
Nagyné Gerzsenyi Éva
FETIVIZIG, Felsőszabolcsi Szm
Pénzügyi ügyintéző
6.
Szűcs Tímea
FETIVIZIG, Szatmári Szm
Igazgatási ügyintéző
7.
Majorné Bozsó Erika
FETIVIZIG, Folyamos Szm
Adminisztrátor


2020. április 20.

Bodnár Gáspár sk.
igazgató